8 Astuces pour se simplifier la vie au travail

Les dossiers s’accumulent, vous n’en voyez plus la fin et le temps passe « trop vite » ?  Voici nos 8 astuces pour restez focalisé sur l’essentiel :

1. 1, 2…3 et c’est tout

Que ce soit en début de semaine ou journée, on a tendance à vouloir tout lancer à fois au point d’en oublier les priorités. Afin de rester concentré, fixez-vous au moins 3 objectifs par jour avec des intitulés claires.

« Essayez de vous concentrer sur les trois tâches les plus importantes de votre to-do liste. Soyez claire sur la manière de les réussir et sur les ressources dont vous avez besoin pour les compléter », explique l’entrepreneur Simon Alexander Ong

Exemple : Au lieu de : « Je vais appeler des prospects dans cette zone et voir si je peux…. »  Faire : « J’appelle Mme Smith et M.Legrand afin de leur présenter nos nouveaux produits… »

2. Des objectifs clairs et découpés

Chaque matin ou bien chaque début de semaine, divisez vos objectifs en petits objectifs et notez-les.
Pourquoi faire cela ?
> Vous gagnerez tout simplement en lucidité et compréhension sur vos tâches et celles que vous allez pouvoir anticiper. Au lieu d’avoir un énorme objectif sur votre to-do liste vous aurez vos mini-objectifs et une meilleure visibilité sur l’organisation de votre semaine.

3. Allez à l’essentiel

Avant toute chose, évaluez vos besoins et ce que vous devez rendre. Posez-vous ces questions :

  • Ai-je besoin de tout ces documents ?
  • Est-ce nécessaire de rendre un rapport de 10 pages et non pas une synthèse ?
  • En quoi exécuter cette opération ou bien solliciter tel partenaire est indispensable ?

4. Le calendrier de Seinfeld

Quésaco?*
Ce qu’il faut savoir, c’est qu’au moment du tournage de la série de Jerry Seinfeld, créateur, auteur & acteur principal de la série, celui-ci continuait malgré son agenda très chargé, de monter sur scène pour jouer son spectacle de stand-up. Comment faisait-il pour produire en si peu de temps ?

Seinfeld répondit que le meilleur moyen de créer d’avantage était donc d’écrire tous les jours. Sa technique consistait à afficher sur son mur un grand calendrier mural et sur ce calendrier, il y mettrait une grosse croix rouge chaque jour où il écrirait une blague et après quelques jours, une chaîne se forme. Le but étant de continuer comme cela et la chaîne continue de grandir de jour en jour. Au fur et à mesure, le seul boulot c’est de ne pas briser cette chaîne.

“Ne brise pas la chaîne”. Jerry Seinfeld

* Quésaco est un terme qui veut dire « Qu’est-ce? », « Qu’est-ce que c’est ? « , « De quoi parles-tu ? »

5.Mail vs téléphone

On a souvent tendance à privilégier l’email pour laisser une trace de ce que vous souhaitez expliquer. Cependant, selon les situations, dès que ce que vous voulez dire dépasse un certains nombres de lignes, optez pour le téléphone.

Par oral on se fait mieux comprendre et on évite les mauvaises interprétations de ce que vous aurez écrit.  Il est toujours plus intéressant d’envoyer un mail « compte-rendu » de votre échange téléphonique dans lequel vous y mettez les points qui sont ressortis lors de votre échange.

6. Soyez réaliste

On a tendance à vouloir TOUT faire et on se retrouver à faire tout sauf nos principales tâches. Il faut être réaliste sur ce que l’on peut faire et ne pouvons pas faire. Ce n’est pas une question de compétence, il faut se déculpabiliser à ce sujet. Vous n’êtes pas une machine qui peut enchaîner tâche après tâche non stop. Vous avez un temps défini et vous devrez choisir ce que vous allez faire.

Noter le temps qu’une tâche devrait vous prendre et cela vous permettra d’avoir une meilleure visibilité sur votre planning et par la suite de respecter vos délais plus facilement.

7.Ne vous laissez pas interrompre

Plus facile à dire qu’à faire, je sais ! On est souvent (pour ne pas dire toujours) distrait par des coups de téléphone, nos collègues, les emails plus ou moins urgents qui nécessitent une réponse immédiate etc… Cependant, au plus nous autorisons ces interruptions, au plus il est difficile de s’installer dans « sa bulle ».

Pour pallier à cela, voici quelques techniques (liste non exhaustive) : Checkez vos emails le matin en arrivant et ensuite coupez vos emails le temps de votre tâche. Ne retourner pas dessus.

Si vous êtes dans un open space prévenez vos collègues que vous avez besoin de resté concentré sur une tâche et que vous allez être « indisponible » pendant 1-2 heures ou plus.

Apprenez à dire NON : Cela peut être difficile au début mais il existe de nombreuses façons de dire non :

« Je suis désolé, je ne suis pas disponible pour le moment… »

« Je ne peux pas vous parler plus longtemps… »

«Pouvez-vous repasser à mon bureau en fin de journée ?»

Apprenez à utiliser ces refus polis plus souvent.

Une fois votre travail terminé, vous pourrez vous rendre disponible à nouveau – cela « apprendra » à ceux qui vous entourent à reconnaître les moments où il ne faut pas déranger.

8. Prenez des pauses pour respirer

On y pense pas toujours, mais il est important de prendre le temps de respirer un coup et de se lever de son bureau. Vous pouvez tout simplement marcher dans votre bureau, dire bonjour à quelqu’un ou encore mieux, aller prendre l’air. Massez-vous la nuque et les épaules si vous vous sentez tendu.

Ces petits temps de pauses peuvent vous permettre de redémarrer en ayant l’esprit plus clair.

ET vous, quelles sont vos astuces pour vous simplifiez la vie au travail ? 

 

 

By |2019-08-26T13:44:49+00:00août 26th, 2019|Conseils|0 Comments

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